重庆市綦江区民政局 委托第三方机构进行地名普查档案整理的公示
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重庆市綦江区民政局
委托第三方机构进行地名普查档案整理的
公示
根据重庆市民政局、重庆市档案局《关于做好重庆市第二次全国地名普查档案管理有关事项的通知》（渝民〔2018〕83号）要求，按照国家有关法律、法规和政策，我局就地名普查档案整理及数字化项目采取委托具备相应能力的专业机构进行地名普查成果数据档案、涉密图纸整理，现向社会公示，邀请符合条件的机构参加报价。
一、项目简介
(一)项目名称:重庆市綦江区地名普查档案数字化项目
(二)服务内容：投标方在规定工期内完成我局全国第二次地名普查档案数字化加工工作的拆档、整理、修复裱糊、档案材料目录数据规范采集、档案扫描、转换PDF、更换卷壳、还原装订、数据挂接导库等服务，并提供电子文本(向区民政局备份一份JPEG格式 一份PDF格式；另外投标方打包两份，即一份JPEG格式和一份PDF格式给档案局)。
(三)项目实施地点：重庆市綦江区民政局或档案局
(四)采购服务具体内容：
1.档案整理；
2.档案著录数据的录入；
3.档案文件材料（含图纸）全文扫描和图像优化处理；
4.装订、装盒、上架；
5.数据挂接；
6.电子档案数据的备份；
7.安装档案信息管理系统软件一套，将上述加工的电子档案数据，安装在我区相关部门的计算机或服务器上，并提供售后服务1年。
二、档案数字化加工质量要求及技术指标
（一）质量要求操作规范要求：（详见附件一）
（二）扫描技术指标：扫描分辨率不低于300dpi，以图像清晰度为原则，可提高分辨率；彩色模式，图像储存为JPEG格式，压缩品质采用“中”级同时将图像转换为一套双层PDF格式。
（三）验收方式：为确保项目的总体实施质量，在项目完工后由市普查办、市档案局或区普查办、区档案局对项目实施所涉及的所有成果进行验收，包括綦江区第一次全国地名普查档案整理及数字化，第二次全国地名普查成果数据文化属性核查等相关内容，确保数字档案及实体档案的完整性、正确性、一致性、确保录入的地名数据信息与档案实体一致。
联合验收组成员由綦江区档案局、民政局组织相关行业内专家人员组成。
1.成交供应商应当积极配合采购方对所有涉及服务内容的验收，保证采购方可以对档案整理及数字化加工过程的每个环节进度、质量和安全措施进行监督。档案装订情况检查采取抽检方式，抽检的档案装订还原差错率控制在1‰。
(1)分批次对供应商质检后的扫描图像进行抽检。抽检率：数据验收时抽检的比率不低于5%；
(2)抽检图像要求：图像整洁、无歪斜、无黑边、浏览及能够打印清晰：抽检数据对应要求，档案目录数据完整正确且与扫描图像100%正确对应；
(3)抽检合格率：要求达到100%.当抽检合格率低于100%时，成交供应商需对该批次档案扫描图像进行重新检查、修改、直到合格率达100%；
合格率=合格的文件数/被抽查文件总数×100%。
2.验收档案。
（1）质检通过的数据集档案原件定期移交采购人验收；
（2）档案数字化加工结果由采购方和采购指定的专业机构人员把关，定期抽查，不合格的必须重新处理；
（3）未通过验收的档案数字化项目，不支付费用。
3.数据备份及成果利用。
待数据全部验收完毕后，将数据库及图像文件备份至专用硬盘（一式三份）按照采购方要求编写封面以备查验。将验收完毕后的数据需完整并及时转换至甲方指定的档案管理系统中，做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。对于甲方需要移交进馆的部分，还应按照区档案馆要求，及时将数据转换至档案馆的相应档案整理系统中，以供档案利用。
三、双方权利与义务
（一）我方权利和义务。
1.我方同意由投标方承担档案数字化外包加工工作；
2.我方按照约定时间把需要数字化加工的档案送到我方加工现场。我方把需要加工的档案提交投标方之前，必须对档案的类别、年度、页数（卷数、件数）、保存期等实际内容进行详细清点登记造表（见附件二《档案移交登记表》）；
3.负责整个档案数字化过程中的跟踪监督、保密检查、质检；
4.对知悉的投标方技术及商业机密予以保密；
5.根据签订的合同规定，按时向投标方支付服务费用；
6.确保档案数据移交挂接，所挂接档案一体化管理系统应向投标方开放权限；
7.我方指派工作人员在加工过程中进行现场监督、检查、协调。
（二）投标方的权利和义务。
1.投标方同意按照约定为我方提供服务；
2.负责完成档案资料数字化加工处理的具体技术实施工作；
3.具备保密局颁发的《涉密档案数字化加工》资质，确保数字化各环节中档案实体及信息的安全；对知晓的我方信息有保密义务，未征得我方同意，不得向第三方泄露；
4.投标方在档案数字化加工过程中不得损坏、遗失我方档案及修改原档案内容；
5.负责协助我方完成档案移交至綦江区档案局及我方内部档案系统的部署和搭建；
6.负责项目所需的设备及人员筹备及安全管理；
7.投标方需在醒目位置设置工序流程编号，便于我方监督检查；
8.投标方录用从事该项目的人员需提供个人身份证明材料给我方备案；
9.投标方经与我方协商后制定可行的工作计划，并进行实际工作部署，以保证最佳的工作效果；
10.投标方应保证所提供的全部服务或其任何一部分均不会侵犯任何第三方的知识产权，否则，由投标方承担全部法律责任；
11.为确保档案数字化的质量，投标方应做好各环节的质检工作；
12.投标方负责提供符合质量及参数要求的档案装具并按要求打印相关项目内容，确保字迹清晰，无涂改、污损；
13.相关工作完成后，投标方负责将实体档案按我方要求归还到指定位置；
14.投标方在导入数据时若出现系统不兼容由我方配合投标方协调解决；
15.投标方应指派专人负责在加工过程中进行现场统筹、协调、联络我方。
四、技术支持和售后服务
投标方承诺向我方提供一年的数据质保期，质保期内投标方负责对本服务项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场服务等多种方式的技术支持服务，全方位响应我方或档案管理部门的需求。电话咨询不能够解决的，投标方应在12小时以内到达现场进行处理，确保问题及时解决。售后服务期满后，如我方需要投标方提供上述服务，双方将另行协商并签订协议。
因数字化加工出现质量问题或错误，则由投标方提供终身免费整改服务。由我方在投标方提供的数据问题记录表将相关质量问题或错误予以记录，以便于投标方整改(原则上半年一次)。
五、实施期限
投标方自接收档案之日起60天内完成数字化加工工作，根据实际情况另行确定时间组织验收，投标方全力配合。
六、预计金费
按照报价表各分项报价计算服务费用总额，最终结算总金额不得超过14.6万元，若超出部分小于总金额的10％，则超出部分由投标方自行承担；若超出部分大于总金额的10%，则超出部分按各分项服务内容实际量结算。
七、付款方式
服务项目在经綦江区档案局验收合格并顺利移交后10个工作日内，由双方共同计算确认服务费用总额，并由投标方向我局提供合法的票据，我局收到发票后向投标方一次性支付服务费用。
八、投标保证金
投标保证金为2000元，投标保证金采取现场收取的方式进行，若确定为中标候选人，则将投标保证金自动变更为履约保证金，履约保证金在项目验收合格后返还；未确定为中标候选人的则当场退还投标保证金。
九、投标时间
2019年8月28日上午9时30分前，将报价文件递交到重庆市綦江区民政局二会议室（綦江区市民服务中心三楼）。
十、文件要求
（一）报价文件整体要求。
报价文件一式三份，正本一份，副本二份。副本可为正本的复印件，必须与正本一致，如出现不一致情况以正本为准。报价文件正本必须加盖骑缝章，询价文件提供的报价文件格式中规定签字、盖章的地方必须按其规定签字、盖章。报价文件应装订成册，标注正本、副本，并用信封分别密封。
（二）报价文件格式要求。
1.资格文件。
（1）营业执照副本复印件；
（2）税务登记证副本复印件；
（3）组织机构代码证复印件；
（4）法定代表人身份证明原件；
（5）法定代表人授权委托书原件，委托代理人身份证明原件；
（6）涉密档案数字化加工资质；
（7）诚信声明。
说明：评估按“三证合一”登记制度办理营业执照的，组织机构代码证和税务登记证以供应商所提供的法人营业执照（副本）复印件为准。
2.商务文件。报价机构及报价人基本情况介绍及相关承诺。
3.经济文件。开标报价表（备注：报价书请用黑色笔填写或打印，本项目报价时只报项目总价，合同签订实施日到项目完成，购买方不再支付其它任何费用）。
4.其他资料。
（三）报价文件其它要求。
1.本价表为各供应商最终报价单，应在规定的时间送达；
2.填写内容不得有涂改,大小写金额须一致；
3.报送资料不全或不符合相关要求的将被拒绝；
4.如第三方机构未向本单位报价，则视为同意本项目相关约定。
十一、确定办法
中标候选人的确定：以最低报价确定中标候选人，当出现最低报价相同时，采取抓阄方法确定中标候选人。
十二、合同签订
双方签订项目服务合同及保密协议。
十三、联系方式
经办人：谭宏江，联系电话：48663817， 许庆国，联系电话：48670271。
附件：1.档案整理与数字化加工标准规范
2.档案移交登记表
3.档案数字化加工保密承诺
4.档案数字化加工服务验收单
5.开标报价表
6.法定代表人授权委托书（格式）
重庆市綦江区民政局
二〇一九年八月十九日
附录1
档案整理与数字化加工标准规范
在档案加工工程中将严格遵循以下标准规范：
《中华人民共和国保守国家秘密法》
《国家档案局9号令》
《电子公文归档管理暂行办法》
《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
《第二次全国地名普查档案管理办法》
《地名分类与类别代码编制规则》
《国家地名数据库代码编制规则》（民地办发﹝2010﹞1号）
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）
《重庆市纸质档案数字化实施细则》（渝档发﹝2018﹞5号）
《重庆市档案资料数字化标准》
《重庆市机关档案数字化规程》
《档案著录规则》
《重庆市档案目录数据采集规范》
附件2
档案移交登记表
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类别 |
年度 |
保存期 |
页数 |
卷数 |
件数 |
移交日期 |
备注 |
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我方（章）： 授权代表： 联系电话： |
投标方（章）： 授权代表： 联系电话： | ||||||
附件3
档案数字化加工保密承诺
1.本项目设专项保密小组，对涉及保密的所有事务进行专项管理和监督并确定保密负责人及监督员。
2.项目根据承接的工程量由公司涉密总负责人确定本项目涉密人员数量及范围，划分所属密级并报公司行政部门备案。
3.参与贵单位数据处理的员工严格执行国家有关档案保密制度和贵单位以及本公司相关的保密制度，手机、数码相机、U盘不得带入工作场地，项目参与人员在进场前必须向业主方提供项目实施人员花名册、保密协议、身份证复印件，在中途所涉及增减人员必须提前向业主方负责人报备。
4.对本次档案数字化加工项目，均在贵单位指定场所加工，不得将任何档案资料带离加工场所。
5.对本项目加工所需各项保密设施设备按照国家保密局的要求进行配备和管理，项目所涉及的办公应用主机USB接口进行封条密封。
6.秘密文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、保存和销毁严格遵照国家保密局制定的保密办法进行，由指定涉密人员负责，并采取必要的安全措施。
7.非经贵单位书面同意，不得复制、摘抄、篡改、引用、汇编一切属于国家和贵单位的秘密信息，更不得向第三方透露。
8.未经贵单位同意，在制作过程中不更改、不删除任何原始数据的有效信息，更不得擅自拷贝数据。
9.参与数据制作的计算机不加载任何数据下载工具。
承诺单位： 单位负责人：
日期：
附件4
档案数字化服务验收单
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验收单 | |||||
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合同号 |
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我方： |
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投标方： |
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批次 |
档案门类 |
服务项目 |
数量 |
质量 | |
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档案整理 |
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录入 |
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扫描 |
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数据备份硬盘 |
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软件部署 |
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加工日期 |
年月日 至年月日 |
负责人 |
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移交日期 |
年月日 |
负责人 |
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|
验收日期 |
年月日 |
验收人 |
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备注： |
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我方签字 |
年月日 | ||||
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投标方签字 |
年月日 | ||||
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注：本验收单一式两份，我方投标方各持一份 | |||||
附件5
开标报价表
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序号 |
服务名称 |
服务内容及要求 |
数量 |
单价（元） |
小计（元） |
备注 |
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1 |
文书及业务档案整理 |
重庆市綦江区全国第二次地名普查档案（专业文件材料和综合文件材料）档案初步整理过的档案因需要检查规范、纠错再次整理及全新整理的综合计算价。 |
63000页 |
按实际量结算 | ||
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2 |
文书及业务档案数字化加工 |
页码编写、数字化加工、装订。按照实际扫描页数（包括卷封面、卷内目录、备考表、封底等） |
95000页 |
按实际量结算 | ||
|
3 |
图纸整理及数字化加工（A2或（A2+） |
扫描、图像处理、数据备份 |
1450张 |
按实际量结算 | ||
|
4 |
目录著录 |
按‘组卷方式’立卷的档案则按照卷内文件数量计算。 |
39000条 |
按实际量结算 | ||
|
5 |
成果光盘刻录（含材料） |
一份JPEG、一份PDF格式甲方备份，另外乙方打包两份，一份JPEG格式一份PDF格式移交档案局 |
300张 |
按实际量结算 | ||
|
6 |
卷盒等材料费 |
满足档案局入馆要求必须机器排版打印档案外壳，不接收手写外壳入馆（30mm） |
600盒 |
按实际量结算 | ||
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7 |
档案管理软件 |
甲方自行提供与外网物理隔断的电脑一台，乙方部署安装档案管理工作站。 |
1套 |
按实际量结算 | ||
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合计： |
||||||
|
大写： | ||||||
附件6
法定代表人授权委托书（格式）
采购项目名称：
致： （采购代理机构名称）：
（报价人法定代表人名称）是 （报价人名称）的法定代表人，特授权 （被授权人姓名及身份证代码）代表我单位全权办理上述项目的报价、谈判、签约等具体工作，并签署全部有关文件、协议及合同。
我单位对被授权人的签名负全部责任。
在撤销授权的书面通知以前，本授权书一直有效。被授权人在授权书有效期内签署的所有文件不因授权的撤销而失效。
被授权人签名： 报价机构法定代表人签名：
（附：被授权人身份证复印件）
（报价机构公章）
年 月 日
